Yana Shintya: Definisi Organisi, Unsur dari Perencanaan dan Bentuk Bagan Struktur Organisasi

A. Definisi Organisasi

Organisasi secara etimologi berasal dari bahasa latin organize, kemudian (Inggris) organize yang berarti membentuk suatu kebulatan dari bagian bagian yang berkaitan satu sama lainnya. Secara sederhana menurut saya pribadi organisasi adalah wadah dimana orang-orang berkumpul, yang ingin bekerjasama secara sistematis dan terpimpin dengan tujuan untuk kedepannya lebih baik.

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan tempat wadah dalam memanfaatkan berbagai sumber daya seperti uang, material, mesin, metode, lingkungan dan berbagai sarana maupun prasana lainnya.

Tapi beberapa para ahli banyak berpendapat seperti :

· Dimok (1996:26): “organisasi adalah perpaduan secara sistematika dari bagian-bagian yang saling bergantung atau berkaitan untuk membentuk satu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam rangka usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan”.

· Adapun menurut Sondang siagian (1997:26) cenderung menelaah orgnisasi dari sudut pandang yang berbeda yaitu organisasi ditelaah dengan pendekatan structural dan organisasi ditelaah dari sudut pandang keprilakuan. Pendekatan yang sifatnya struktural menyoroti organisasi sebagai tempat atau wadah, hal ini berarti

1. Organisasi dipandang merupak an penggambaran jaringan hubungan kerja yang bersifat formal serta tergambar pada “kotak-kotak”, kedudukan dan jabatan yang diduduki oleh orang-orang.

2. Organisasi dipandang sebagai rangkaian hierarki kedudukan yang menggambarkan secara jelas garis kewenangan dan tanggung jawab.

3. Organisasi dipandang sebagai alat pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dan strukturnya bersifat permanen tanpa menutup kemungkinan terjadinya reorganisasi apabila hal itu dipandang perlu baik demi percepatan laju usah pencapaian tujuan maupun dalam usaha peningkatan efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja.

· Menurut para ahli lain seperti James D Mooney berpendapat bahwa Organization is the form of every human, association for the assignment of common purpose atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama.

· Dan menurut Chester L Bernard (1938) mengatakan bahwa Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi yang sama.

B. Ciri- ciri dan Unsur dari Perencanaan

Menurut saya perencanaan yang sering disebut orang dengan planning adalah sebuah cara berfikir tentang persoalan-persoalan yang berfokus ke masa yang akan datang, berkembang antara tujuan dan keputusan yang berusaha menemukan solusi dan menentukan keputusan yang kolektif. Perencanaan secara formal didefinisikan sebagai satu proses penetapan tujuan yang akan dicapai dan memutuskan strategi dan taktik untuk mencapainya. Di dalam perencanaan ilmiah dirumuskan dan ditetapkan seluruh aktivitas-aktivitas administrasi, sebab dalam perencanaan dirumuskan dan ditetapkan jawaban-jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tentang : Apa yang harus dikerjakan, mengapa harus dikerjakan, di mana dikerjakan, kapan akan dikerjakan, siapa yang akan mengerjakannya dan bagaimana hal tersebut akan dikerjakan

Unsur-unsur Perencanaan

Di bawah ini merupakan tata urutan unsur-unsur perencanaan yang merupakan sistematika berpikir dalam perencanaan.

a. Hasil akhir (the ends) yaitu spesifikasi dari tujuan perencanaan.
b. Alat-alat (the means) yaitu meliputi pemilihan dari kebijaksanaan, strategi, prosedur, dan praktiknya.
c. Sumber-sumber (the resources) yaitu meliputi kuantitas, mendapatkan dan mengalokasikan bermacam-macam sumber.
d. Pelaksanaan (implementation) yaitu menentukan prosedur pengambilan keputusan dan cara mengorganisasikannya sehingga rencana tersebut dapat dilaksanakan

e. Pengawasan (control) yaitu menentukan prosedur apa yang dilakukan dalam menemukan kesalahan, kegagalan daripada rencana dan untuk mencegah atau memperbaiki kesalahan untuk kelanjutannya.

Ciri-Ciri Perencanaan

· Bagian dari sistem administrasi

· Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan.

· Berorentasi pada masa depan.

· Mampu menyelesaikan masalh.

· Mempunyai tujuan

· Bersifat mampu kelola

Ciri-ciri pokok dari perencanaan umum mencakup serangkaian tindakan berurutan yang ditujukan pada pemecahan persoalan-persoalan di masa datang dan semua perencanaan mencakup suatu proses yang berurutan yang dapat di wujudkan sebagai konsep dalam sejumlah tahapan.

Pentingnya Perencanaan dalam Organisasi

Semua kegiatan manajerial didasarkan dengan rencana yang sudah ditetapkan. Rencana menentukan ke mana organisasi dan kegiatan-kegiatannya akan diarahkan. Ini berarti bahwa maksud dari tiap rencana dan semua rencana-rencana turunan adalah membantu pencapaian tujuan organisasi. Secara lebih spesifik pentingnya perencanaan dalam organisasi juga dapat dilihat dari keuntungan perencanaan sebagai berikut.

1. Meningkatkan fokus dan fleksibilitas (focus and flexibility
Suatu organisasi dengan fokus mengetahui apa yang terbaik dikerjakan, dan mengetahui bagaimana melayani mereka dengan baik. Suatu organisasi dengan fleksibilitas beroperasi secara dinamis dan dengan satu pengertian tentang masa depan.

2. Meningkatkan koordinasi (coordination)

Ada banyak perbedaan subsistem dan kelompok dalam organisasi dan masing-masing memiliki berbagai tujuan pada tiap waktu tertentu. Tetapi tujuan itu semua menjadi seperangkat yang saling membantu satu sama lain karena tersusun secara hierarki. Membantu koordinasi pengambilan keputusan oleh manajer unit. Ini akan meminimasi tumpang tindih kegiatan dan membantu pemakaian biaya.

3. Meningkatkan kontrol (control)
Kontrol manajerial meliputi pengukuran dan pengevaluasian hasil kinerja dan mengambi tindakan perbaikan jika diperlukan. Perencanaan membantu membuat hal itu menjadi mungkin melalui penetapan tujuan dan identifikasi tindakan spesifik melalui mana hal itu diwujudkan.

4. Memperbaiki manajemen waktu (time management)
Melalui keuntungan personal dari peningkatan fokus dan fleksibilitas, koordinasi, dan kontrol, perencanaan adalah satu bentuk dari mana

C. Macam Macam Bagan Struktur Organisasi

Di suatu organisasi tentu harus ada sebuah bagan struktur yang berfungsi menjelaskan penusunan posisi atau seseorang dalam sutu organisasi. Berikut adalah contoh dari gambar Bagan yang biasa perusahaan-perusahaan pakai pada umumnya yaitu:

a. Bagan Horizontal

Mengapa bagan tersebut di katakan horizontal karena pada bagan tersebut jika semakin banyak jabatan-jabatan yang di buat dalam perusahaan tersebut maka bagan ini akan semakin luas menyamping

Bagan Struktur Organisasi Berbentuk Horizontal

Kelebihan :

· Tingkatan managernya sedikit, sehingga biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.

· Jalur perintah dan tanggung jawabnya pendek, sehingga lebih komunikasi lebih efektif, dan hambatan lebih mudah diatasi.

· Hambatan birokrasi dapat dihindari, dan penyelesaian pekerjaan dapat lebih cepat.

Kekurangan :

· Koordinasinya sulit dilakukan karena mengkoordinasi bawahan jadi banyak dan relatif lebih sulit.

· Pembinaan dan kontrol kurang efektif

· Spesialisasi tugas kurang mendalam

b. Bagan Vertikal

Bagan vertikal adalah kebalikan dari bagan Horizontal. Bagan Vertikal pada umumnya bagan ini jika dalam perusahaan banyak sekali jabatan atau kepala-kepala bagian dari masing-masing divisi maka bagan ini akan semakin panjang ke bawah.

Bagan Struktur Organisasi Berbentuk Vertikal

c. Bagan Lingkaran

Kenapa bagan ini berbentuk lingkaran karna mungkin dalam suatu perusahaan memang sangat memiliki perbedaan tersendiri dalam menyusun bagian-bagian dari perusahaan itu tersebut oleh karena itu banyak sekali model bagan yang terbentuk. pada model bagan ini jika setiap penambahan anggota maka bagan ini akan bertambah diameternya dan semakin membesar.

Bagan Struktur Organisasi Berbentuk Lingkaran

d. Bagan Piramid

Bagan ini sangat mudah digunakan karna bentuknya seperti Piramid yang menempatkan bagian-bagian dalam perusahaan yang paling tertinggi di letakan pada bagian TOP dan untuk karyawan di letakan MID dan untuk Office Boy di letakan pada Bagian LOWER.

Bagan Piramid

Kelebihan :

· Jarak hubungan antara pimpinan dengan bawahan tidak terlalu jauh.

· Komunikasi dapat berlangsung dengan cepat Karena tidak memerlukan banyak jalur /saluran yang harus dilalui.

· Hubungan pribadi di antara setiap anggota sangat erat.

Kekurangan :

· Rentang pengendalian cukup luas sehingga koordinasi menjadi masalah bagi pimpinan.

· Kesempatan untuk menduduki jabatan sangat terbatas karena formasi jabatan pimpinan sedikit.

· Hanya cocok untuk organisasi yang relative kecil (tidak kompleks).

Sumber :

http://darkzone7.blogspot.com/2012/10/teori-organisasi-umum-1-macam-macam.html

http://andregundar.blogspot.com/2010/11/struktur-organisasi-perusahaan-indosat.html